Excelでデータを視覚的に管理する方法-条件付き書式を使った自動色付けのテクニックと実践例

Excelの「条件付き書式」機能を使うと、特定の条件に基づいてセルや行の色を自動的に変えることができます。
この記事では、色付けの基本から応用まで、実際の活用例とそれぞれの設定方法を通じて詳しく解説します。

条件付き書式は、Excelでデータの視覚的管理を助ける強力なツールです。数値、日付、文字列など、さまざまなデータに基づいてセルのフォーマットを自動的に変更できます。

条件付き書式を設定する手順は次のように進めます。

この手順を用いて、ビジネスデータの管理、タスクの追跡、またはビジュアルな警告システムの設計など、さまざまなシナリオでデータを直感的に理解しやすくすることができます。Excelの条件付き書式は、データを効果的に可視化し、重要な情報を瞬時に把握するための強力なツールです。

ここでは、条件付き書式の実際の活用事例と、それぞれの設定方法について解説します。

提出期限の2日前になると関連セルが赤く変わる設定。
セルA1に日付を入力している場合、数式を用いて「=A1<=TODAY()+2」をルールとして設定します。

売上が一定額以上の場合にセルを赤色にする設定。
セルA1に日付を入力している場合、数式を用いて「=A1>10000」と入力し、赤い背景で強調表示を設定します。

1行おきに背景色を変える設定。
対象範囲を選択し、数式で「=MOD(ROW(),2)=0」を使用し、選択した色で塗りつぶします。

在庫数が基準値以下になった場合の色変更をする設定。
セルA1に在庫数を入力している場合、数式「=A1<=5」で条件を設定し、警告色を適用します。

Excelの条件付き書式で特定の列を固定し、行だけが変更されるように設定する場合、絶対番地（$を使用した番地指定）を活用すると便利です。これにより、特定の列に対して一貫した条件を適用しながら、行が追加されても自動的にその設定が適用されます。

週末の日付を強調表示する例として、列Aに日付が入力されており、土曜日と日曜日を赤色にしたい場合は以下のように設定します。

範囲の選択: 条件付き書式を適用したい日付が含まれる列（例: A列）全体を選択します。
条件付き書式の選択: 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選択します。
ルールの設定:
- 「数式を使用して書式設定するセルを決定」を選択します。
- 数式入力箇所に次の式を入力します：
  - 土曜日の場合: =WEEKDAY($A1, 2)=6
  - 日曜日の場合: =WEEKDAY($A1, 2)=7
- ここで、$A1は列Aを固定参照とし、行番号は自動で調整されるように設定しています。
書式の設定:
- 「書式」ボタンを押し、塗りつぶしのタブで赤色を選択します。
ルールの適用: 「OK」をクリックしてルールを保存し、選択範囲に適用します。

この設定により、列Aに入力される日付が土曜日または日曜日であれば、その行の日付セルの色が赤色になります。他の日には影響を与えず、列Aに対する条件付き書式が継続して適用されるため、新しいデータが追加されたときも自動的にこの設定が適用されます。

社員のパフォーマンススコアに応じて色を変える設定。
セルA1にスコアが入力されている場合、「=A1>=90」と数式を設定し、優れたパフォーマンスは緑色で表示します。

値が入力されていないセル（空白セル）を強調する設定。
セルA1が入力欄と仮定した場合、「=ISBLANK(A1)」と数式を設定して、未返信のセルを強調表示します。

数値の大小によってセルの色をグラデーションで変える。カラースケールを使用し、数値の高低に応じて色の強さを変化させます。

Excelの条件付き書式機能を使用することで、データの見える化が進み、より迅速かつ効率的な意思決定をサポートします。この記事で紹介した具体的な例と設定方法を活用して、日常の業務やデータ分析を次のレベルに引き上げましょう。

※本ブログ記事の作成には、OpenAIの言語生成モデルであるChatGPTを使用しています。